A.6.2.1 Entre le 1er août et le 15 septembre (AP de début de saison) et entre le 15 avril et le 5 juin de chaque année (AP de fin de saison), l’AP réunit dans chaque province les représentants des cercles sportifs. La date en est choisie par le CP et communiquée aux cercles sportifs et aux membres régulièrement affiliés par le canal du BP ou du site internet et ce, au moins huit jours calendrier avant la date prévue.
Un représentant, mandaté par l’AFTT, pourra assister à l’AP. Ce représentant ne sera pas issu de la province.
Lors d’une année élective, l’AP de fin de saison doit obligatoirement se tenir au plus tard le 15 mai et la deuxième AG de l’AFTT au plus tôt le 1er juin.
A.6.2.2 Tout affilié et cercle sportif de la province, en ordre de cotisation, peut assister à cette AP. Les membres du CR y sont invités.
A.6.2.3
A.6.2.3.1 A seul droit de vote, le délégué représentant le cercle sportif auquel il est affilié et porteur d’une procuration signée par le président et le secrétaire du cercle sportif qu’il représente. Ce même délégué peut toutefois représenter un seul autre cercle sportif pour autant qu’il soit porteur de la procuration signée par le président et le secrétaire de ce cercle sportif. Les AP délibèrent à la majorité des voix attribuées, suivant le calcul défini au A.6.2.3.2, aux cercles sportifs présents ou représentés. L’absence d’un cercle sportif à l’AP sera sanctionnée d’une amende administrative fixée par le CP. Un cercle sportif en dette vis-à-vis de la trésorerie provinciale ou francophone ne peut avoir droit de vote.
A.6.2.3.2 Les cercles sportifs disposent des voix suivantes :
Pour les questions administratives :
- 1 voix pour les cercles sportifs de 25 membres affiliés maximum
- 2 voix pour les cercles sportifs de 26 à 50 membres affiliés
- 3 voix pour les cercles sportifs de 51 à 75 membres affiliés
- 4 voix pour les cercles sportifs de 76 à 100 membres affiliés
- 5 voix pour les cercles sportifs de 101 à 125 membres affiliés
- 6 voix pour les cercles sportifs de 126 à 150 membres affiliés
- 7 voix pour les cercles sportifs de 151 à 175 membres affiliés
- 8 voix pour les cercles sportifs de 176 à 200 membres affiliés
- 9 voix pour les cercles sportifs de 201 à 225 membres affiliés et ainsi de suite par tranche de 25 affiliés supplémentaires.
Pour les questions sportives concernant les messieurs :
- 1 voix par équipe engagée et n’ayant pas déclaré forfait général
Pour les questions sportives concernant les dames :
- 1 voix par équipe dames engagée et n’ayant pas déclaré forfait général
A.6.2.4 – Ordre des travaux de l’assemblée de fin de saison – Nonobstant les points que les affiliés ou cercles sportifs demanderaient à voir figurer à l’ordre du jour, l’ordre des travaux est fixé comme suit :
- Vérification des pouvoirs
- Procuration(s)
- Nombre de votants
- Approbation du PV de l’AP précédente
- Allocution du président
- Rapport du secrétaire
- Situation financière
- Rapport des commissions/cellules
- Elections statutaires (échéance des mandats)
- Interpellations éventuelles
- Propositions éventuelles de modifications aux Statuts, ROI et RS
- Débats éventuels
- Clôture par le président
A.6.2.5 – Ordre du jour de l’assemblée de début de saison– Nonobstant les points que les affiliés ou cercles sportifs demanderaient à voir figurer à l’ordre du jour, l’ordre des travaux est fixé comme suit:
- Vérification des pouvoirs
- procuration(s)
- nombre de votants (à noter que pour cette AP, le nombre de voix correspond au nombre d’affiliés/activés en fin de saison sportive précédente et dans le respect de la procédure prévue par les règlements de l’AFTT)
- Approbation du PV de l’AP précédente
- Allocution du président
- Rapport du secrétaire
- Rapport des vérificateurs aux comptes
- Présentation des comptes et bilan de la saison écoulée
- Approbation des comptes et bilan de la saison écoulée
- Décharge aux vérificateurs aux comptes et aux membres du CP
- Nomination des vérificateurs aux comptes de la saison suivante
- Présentation du budget de la saison suivante
- Approbation du budget de la saison suivante
- Elections statutaires éventuelles
- Débat éventuel
- Clôture par le président
A.6.2.6 Les vérificateurs aux comptes sont nommés par l’AP pour un an, avec possibilité de réélection. Ils sont chargés de vérifier la comptabilité provinciale et faire rapport de leur mission à l’AP.
Ils ont tout pouvoir d’investigation pour mener à bien leur mission. Ils peuvent demander toute pièce justificative. Le contrôle doit toutefois se faire sans déplacement des pièces.
A.6.2.7 Toute demande d’interpellation doit être introduite auprès du secrétaire provincial, au plus tard 15 jours calendrier avant l’AP. Pour être recevable, cette demande devra être accompagnée d’un résumé de l’interpellation et des motifs qui la sous-tendent.
A.6.2.8 Les décisions sont prises à la majorité absolue des suffrages valablement émis. Si le scrutin ne dégage pas de majorité, la proposition est rejetée. Tant en AP ordinaire qu’en AP extraordinaire, il ne peut être voté que sur les points figurant à l’ordre du jour.
A.6.2.9 – Assemblée Provinciale Extraordinaire (APE) : Une APE peut être convoquée lorsque le CP le juge nécessaire ou sur la demande d’au moins 1/5 des cercles sportifs affiliés et disputant l’interclubs. La demande comprend les points à mettre à l’ordre du jour, accompagnée des signatures des présidents et secrétaires de chaque cercle sportif. La demande est introduite par recommandée au secrétariat provincial par le responsable désigné par les demandeurs. Les convocations sont adressées au plus tard 15 jours calendrier après réception de la demande, aux cercles sportifs régulièrement affiliés. L’ordre du jour ne comprend que les points qui ont justifié la convocation de l’APE. L’APE se tient au plus tard le mois suivant la réception de la demande. Les décisions de cette APE sont soumises aux mêmes règles qui régissent les Assemblées ordinaires.
A.6.2.10 – Procès-verbal : Les PV des APO et APE contresignés par le président et le secrétaire doivent être envoyés au secrétaire général de l’AFTT dans les quinze jours calendrier qui suivent la réunion. Ils sont réunis dans un classeur spécial.
